在很多成功企业的CIO、IT主管眼中，IT是可以发挥出无限的推动力，甚至足以成为带动企业前进的动力。

然而，对于那些身处刚刚创业不久的中小企业中的IT管理者、网络管理员而言，如何走好企业
信息化的第一步、如何建立起适合自身企业的IT系统、如何维护好企业IT系统的正常运行、如何帮助企业将业务带入发展正轨、如何规划好IT发展的战略，都是摆在他们面前的一道道难题。

在IT系统之上，规划更为完善的IT系统管理，是一个影响企业长期发展的过程。

在这里，没有产品，没有方案，都是《中小企业IT采购》积累多年与成功中小企业沟通的经验之谈。

张晓东：回顾东萌扬帆的发展，对于像我们一样的这些小型IT企业，信息化的进程艰巨而必要。总结我们的经验，就是--实现企业信息化要由内而外进行。

北京东萌扬帆科技发展有限公司（简称东萌扬帆）成立于2005年3月份，是一家以网络和计算机维护、电脑、和耗材销售、外设的销售和维修、维护等为主要业务的公司，致力于为企业客户解决日常办公问题。自公司成立以来，已经为五百多家企业用户提供了长期的服务。

公司成立之初，仅有员工8人，服务客户仅有不到10家。那时，电脑的主要用途就是给客户制作报价单，计算机之间的访问也局限在相互传传文件，工作效率和效果不是很理想。作为公司的IT管理者，我深知自己身上的担子有多重。

既然是IT方面的专业公司，就不能将IT的应用停留在最原始的层面。此时，公司上下都将企业寻求IT化的目光投向了我，合作伙伴也经常凑到一起开会讨论。最后，我义不容辞的承担起了这个重任。

一切从"零"开始

在起初的几个月里，公司暴露出来很多问题。

首先，公司内部的管理很原始。那时公司只有一台打印机，连接在一台Windows 2000的PC机上。需要打印的时候，同事门得亲自将文件从自己的计算机考到U盘，再拿到这台计算机上来打印，部门之间的数据交流也是用U盘拷来拷去，效率很低。

公司的重要文件都分散在同事门的电脑中，一直没有进行集中管理。由我定期将分散的数据在自己的电脑中进行备份。可是有一次，电脑硬盘突然罢工了，出现了严重的硬件故障，结果导致了数据全部丢失，损失惨重。为此，公司几个月来的重要数据丢失了近八成。我将怒气发到了同事的身上，怪他们没有备份意识。可是仔细一想，是我这个领导没有给他们灌输基本的IT技能和意识。后悔啊！

公司的各个部门几乎没有信息化的交流。财务部门还是采用最原始的记账方式，几个月的账本、单据等就堆放了满满一柜子。采购部门、销售部门、库房也是如此。在业务旺季，财务的负荷很大，每个月都会出现几千元的坏账；库房也经常出现货物丢失、库存过盛等情况，几乎所有的同事都没有规范操作的意识。

虽说我们公司从事的是也是IT行业，可在当初，真正到了业务管理上，却丝毫看不到信息化的影子。特别是我们的老会计，不懂得用电脑操作，每天都是手工记账、填写各种报表。结果由于工作强度太大加上年纪的原因，差不多每月都要请上几天病假。

其次，我们和客户的交流仅仅局限在电话、传真、电子邮件、请客吃饭这些层面，并没有体现IT专业公司的特色。有一次，业务员反映一个客户对我们代理的一个数码产品很感兴趣，希望发一份详细的资料过去。业务员就给对发发了一份传真。业务主管担心对方不能详细了解产品特性，特地嘱咐发一份电子邮件，加上彩图。业务员给对方发过去，并附加了一个网络链接。结果却是漫长的等待。

后来才知道，原来对方通过那个链接，找到了我们的上级经销商的网站并取得了直接联系，由于对方需求量较大，导致这个订单被我们的上级经销商承接了。为此，公司损失了数十万元的利润。为此，公司下定决心，一定得有一个自己的网站，为公司的损失做几倍甚至几十倍的补偿。

此外，没有一个属于自己的核心产品始终是令公司感到困惑的一大因素。公司虽然代理了多个大品牌的产品，但是市场就像5月的天气一样，时刻都在变化。赶上淡季，公司上上下下大眼瞪小眼，销售业绩直线下滑。最为企业IT的管理者，我必须制定一个多元经营方案，充分体现IT企业特色。当企业一项业务业绩下滑时候，我的项目会顶上来，使企业不会因此而倒下。

最后，我的整个企业信息化改造方案形成了。

小公司的大革命

经过近两年的发展，公司员工已经发展到50多名，公司的信息化也经历了一年的历程，IT设备由几台旧电脑升级为拥有核心服务器的网络。

针对打印问题，公司的外设维修工程师去市场收购最便宜的二手打印机。在别人看来使废品的设备，经过我们专业工程师的维修，性能和新设备几乎没分别。结果花了不到1000元，我们就拥有了4台工作正常的激光打印机，重要部门各配一台。由于我们的工程师都有极高的"耗材再生技术"，使公司的打印成本很低，估计仅占到其他同规模公司的20％左右，对此我很是自豪。

随着计算机的增多，我带领着工程师架设公司的局域网，几乎所有的设备和施工都由公司自己完成。我们架设了100个终端，花了不到10000元。若是请专业公司来布线，最少要30000元。此外，公司配置了两台打印服务器，作为企业专用的日常与应急打印方案。这样，打印问题得到了圆满解决。而对于企业内部的数据交流，我们专门购置一台性能稳定的文件服务器。这台服务器在公司一直稳定服务至今，为公司的业务数据规范发挥了重要作用。

硬件具备了，可几十名同事的培训使我头疼了。虽然公司规定重要数据都要上传服务器作备份，可是总有那么一大部分"顽固分子"不按规章行事，原因是他们不是不会用就是没有这个意识。为此，公司每周五下午抽出1小时的时间，专门就计算机系统的规范使用作培训。

经过2个月的培训，几乎所有员工都适应了这种方式，"信息化培训"大功告成。可以说公司几乎所有的员工都具备了初级网络管理员的水平，无论是共享、还是权限、还是网络打印等等，都悉数掌握，为公司信息化建设奠定了基础。

然而，仅仅具备了这些，对于公司未来的发展还是远远不够的，实现公司内部各个部门的时时信息交流才是我们的目标。为此，我召集了公司仅有的两名程序员，就企业内部的办公自动化展开了讨论，最后决定自己动手编写。

经过1个月的苦战，公司的网上协同办公系统形成。虽然比较简单，但运行起来还算稳定。从此，员工上班的一件事情就是登陆公司的内部主页，查看有什么具体工作任务、信息公告、数据交流等等。

然而，公司的进销存及账务系统还是没有实现信息化，开发这样的系统，对于公司自己的程序员而言几乎是可能完成的，于是我们购入了一套网络版的财务软件，培训由软件供应商提供。公司原先的文件服务器则成为了财务服务器，由于公司自身的技术力量，它完全可以胜任。为了确保万无一失，我们还是选择了一个全新的计算机用作财物数据备份，这一点十分重要！

从此，每当接到订单时，业务员就会在自己的计算机登陆财务服务器，直接下销售订单；采购部接到订单后登陆财务服务器下采购售货单；销售部下销售单；库房下出货单；财务下收款单……所有的工作都在一整套流程化的操作中进行。

以前做个报表可能得几个小时甚至几天，现在只需几分钟就可以完成。从此，账没乱过，库房没丢过货，所有业务的开展井井有条。虽然那位老会计还是没能学会计算机操作，可是电子账务系统由新人操作，她依然手动记账，正好形成了双保险。

网络"救了公司一命"

内部问题基本解决妥当，现在该解决外部问题了。

公司有6名同事是网页制作科班出身，所以建设网站也是"自给自足"了。公司的网页用了15天就基本制作完毕了。数据库还是由我们自己的程序员自己建立。我们也没有申请大流量的带宽线路，用2条1Mb的ADSL线路通过双WAN Router代替，通过技术手段实现域名解析，完全可以满足我们现有用户的访问需求。

公司所有产品、服务、特色在我们的网站上一览无余，销售额大幅提升，再也不会出现以前血的教训。随后，我们又自主开发了一套特色的电子商务系统，实现网站订单和财务软件的挂钩。当客户在我们网站下订单，系统自动激活财务系统的销售订单，并通知销售代表，这个过程只有一个人工干预环节，使工作效率显著提高。我们将这个系统稍作修改，销售给了几个固定的企业用户，反映非常不错，也为他们带来了可观的收入。

现在唯一的遗憾是我们的网站没有向社会推广，只是满足了我们现有的企业用户，以减少企业员工扩张带来的不良后果。这也验证了我们的经营理念之一：先作好，再作大。

然而，任何一个企业若没有特色支柱产业，都很难长期维持下去。为此，在几个企业用户的敦促下，我们定制开发了一个产品。我们这几个企业用户都有自己的门户网站，且具有一个共同点：每天的需要上传网站的数据量很大。我们这套系统的关键就是让所有的数据自动上传到网站并且对号入座。尽管这款产品由于受到应用行业面的限制，市场范围还比较窄，但它的利润相对较大，在公司其他项目萎缩的时候，它起到了扭转乾坤的作用。随着我们技术力量的逐步扩大，我相信它会有很好的前景。

回顾这一年的时间，对于像我们一样的这些小型IT企业，信息化的进程艰巨而必要。总结我们的经验，就是--实现企业信息化要由内而外进行。

首先企业内部要具备成熟的信息化经验，具备从事这个行业的专业团队和信息化管理机制，具备了这些才能向外扩展。企业在选择项目的时候，要考虑自身的条件量身定制，根据自己的人员构成来选择项目可能会相对容易些。

其次，小型企业要多元化发展，当一个项目难以维持时，其他的项目要能够跟上来，承担起公司的资金后盾。

此外，企业信息化发展要尽量控制成本，IT产品的换代率快的惊人，今天10000元的东西，可能几天后就变成5000元了。最为企业的IT主管，充分利用自身的技术优势，体现自己的特色很重要。

还有一点，企业在实现信息化管理，工作效率大幅提升的同时，风险也很可能会成正比地提升。而原始的方式虽然效率不高，可是相对稳定、人性化程度高，除非人为破坏或者地震火灾等不可抗拒因素才会使企业生产停止。而对于完全依赖于信息化的企业，一个小小的病毒就可能会使整个企业瘫痪几分钟甚至几小时。因此，企业在实现信息化的同时，也要清醒地认识到：安全才是第一位的。单机要有单机的灾难恢复方案，整个系统更要有全面的恢复方案。

总而言之，实现企业的全面信息化任重而道远啊！

（网页编辑：秋月）